Archiwizacja i elektroniczny dostęp do dokumentów
Usługa obejmuje uruchomienie
systemu, który pozwoli na archiwizację oraz elektroniczny dostęp do dokumentów.
W pierwszej kolejności analizowany jest zbiór dokumentów, w celu wypracowania
lub opisania mechanizmów podziału dokumentów na kategorie, typy i rodzaje.
Następnie analizowane są informacje, które będą wprowadzane jako opis do
załączonego zeskanowanego dokumentu. Takie informacje będą pozwalały na
wyszukiwanie dokumentów według kryteriów.
W kolejnym kroku zostaje ustalony
zakres funkcjonalności aplikacji, który będzie akceptowalny.
Dostarczamy system,
który posiada wszystkie potrzebne funkcjonalności. Nie dostarczamy
funkcjonalności, które nie są wykorzystywane.
Przykładowa aplikacja może
posiadać różne opcje w zależności od potrzeb:
- Skanowanie i wprowadzanie
dokumentów do systemu,
- Katalogowanie dokumentów na podstawie: rodzaju, typu,
kategorii,
- Łączenie dokumentów w teczki tematyczne, teczki związane z daną
sprawą, osobą, firmą lub innym zdefiniowanym zbiorem,
- Oznakowanie dokumentów
kodem kreskowym w celu usprawnienia wyszukiwania,
- Historia dostępu do
dokumentu – odznaczanie w systemie miejsca aktualnego przechowywania dokumentu,
- Przesyłanie elektronicznej wersji dokumentów.