Elektroniczny Obieg Dokumentów
Elektroniczny Obieg Dokumentów jest realizowany przez Platformę ACZ oraz dostępne
w niej moduły. Przed uruchomieniem procesów do aplikacji musi zostać dostarczona
informacja o strukturze organizacyjnej w Firmie.
Wprowadzona informacja pozwala na elastyczne zbudowanie funkcjonalności, realizującej
procesy zachodzące w całej Firmie jak i w poszczególnych jej Departamentach,
Działach lub Poddziałach.
W kolejnym kroku zostają opisane oraz odwzorowane w aplikacji zachodzące w Firmie
procesy, w ramach których będą przesyłane dokumenty.
W drugim kroku następuje wprowadzenie do aplikacji informacji o przepływie procesu,
w którym ma być przesyłana informacja.
Na przykład: w ramach procesu zamawiania, wyróżnijmy kilka kroków:
- Przyjęcie zamówienia,
- Weryfikacja zamówienia,
- Zwrócenie odrzuconego zamówienia lub przekazanie zaakceptowanego zamówienia do realizacji
i nadawanie mu kolejnych statusów,
- Realizacja zamówienia.
Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów na przykładzie Procesu Zamówienia?
Do Sekretariatu zostaje dostarczone Zamówienie. Użytkownik
przyjmujący Zamówienie wybiera z listy spraw w Module Obieg Dokumentów
zdefiniowany proces: „Realizacja nowego zamówienia”. Następnie Użytkownik
wprowadza niezbędne dane lub opcjonalnie dołącza obraz zeskanowanego dokumentu Zamówienia.
Użytkownik zapisuje Zamówienie w aplikacji.
W momencie zapisania Zamówienia, zostaje ono przypisane do procesu i zostają
ustalone dla niego kolejne czynności do wykonania. Dokument zostaje przekazany
do kroku „Weryfikacja zamówienia”.
W dziale zajmującym się weryfikacją zamówień, Użytkownik przegląda swoją
listę zadań do realizacji. Na liście pojawia się nowe zadanie „Weryfikacja zamówienia”.
Użytkownik klika w zadanie i na ekranie pojawiają się informacje opisujące
zamówienie lub także opcjonalnie ma dostęp do obrazu zeskanowanego dokumentu Zamówienia.
Użytkownik ma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia realizacji Zamówienia.
Jeżeli Użytkownik zaakceptuje Zamówienie, zostanie ono przesłane automatycznie
do kolejnego kroku, w którym zamówienie będzie realizowane, w przypadku odrzucenia
Zamówienia, zostanie ono przekazane do Użytkownika, który zajmie się
przekazaniem informacji o odrzuceniu Zamówienia do osoby je składającej.
Zaakceptowane Zamówienie trafia do realizacji. Użytkownik w dziale
zajmującym się realizowaniem zamówień przegląda swoją listę zadań, na której znajduje
się nowe zadanie „Realizacja zamówienia”. Użytkownik klika w zadanie
i otrzymuje dostęp do informacji niezbędnych do realizacji zamówienia. Po zrealizowaniu
Zamówienia Użytkownik odznacza Zamówienie jako zrealizowane,
a informacja o tym zostaje automatycznie przekazana do kolejnego kroku procesu.
Podsumowanie
Jak widzimy na powyższym przykładzie Elektroniczny Obieg Dokumentów jest
uzupełnieniem procesów zachodzących w Firmie. Wnosi ze sobą szybki dostęp do informacji
oraz automatyzuje szereg wykonywanych czynności przynosząc wymierne korzyści.